Como elaborar o controle de estoque de mercadorias na Indústria?

O controle de estoque é uma preocupação para empresas, já que a eficiência desse processo é um fator determinante para o sucesso do negócio: evita o desperdício de materiais, desvios de produtos, ineficácia produtiva e ainda aumenta a lucratividade das operações.

De acordo com a pesquisa “Causa Mortis: o sucesso e o fracasso das empresas nos primeiros cinco anos de vida”, realizada pelo Sebrae, a dificuldade na gestão é uma das principais causas de perda de vendas, de dinheiro e da falência nas empresas do país.

Este post vai lhe ensinar a fazer o controle de estoque da sua indústria de maneira eficiente. Confira!

A importância do controle de estoque para as empresas

A gestão e o controle de estoque influenciam diretamente o processo de compra na organização: compras em excesso representam dinheiro parado, sobrecarga de máquinas e equipamentos, perda de produtos pela sua perecibilidade, altos custos de manutenção, necessidade de infraestrutura exagerada para o seu armazenamento e, como consequência, despesas operacionais mais altas.

Além disso, configuram uma descapitalização do fluxo de caixa para pagamento de fornecedores, enquanto o insumo ou produto permanece armazenado sem passar pelo processo de transformação e venda.

Se comprado em quantidade menor que a necessária, a taxa de stockout (KPI — Key Performance Indicator) sobe, o que representa ineficiência produtiva e a alteração de outros índices para avaliação de desempenho: a satisfação do cliente e a confiabilidade da empresa no mercado diminuem, e as taxas de ociosidade de mão de obra, máquinas e equipamentos aumentam.

Além disso, com um controle de estoque eficaz é possível identificar os produtos que têm maior ou menor volume comercial, para executar ações promocionais ou de métodos de vendas — como upsell ou cross-sell, por exemplo — que ampliem os resultados financeiros da empresa.

Ainda nesse sentido, a empresa pode realizar métodos de valoração de estoque para aumentar a eficiência de permanência dos produtos no centro de distribuição e o tempo correto para a sua alocação no processo produtivo, como o FIFO (first in, first out), LIFO (last in, first out) ou FEFO (first expire, first out).

Diferenças entre controle de estoque físico, financeiro, contábil e virtual

O controle físico de estoque é feito por meio da contagem dos produtos, verificada em um inventário que pode ter a frequência de elaboração preestabelecida pela própria empresa, dependendo do giro de estoque e da disponibilidade de mão de obra para executá-lo.

Já o controle contábil, diz respeito às notas fiscais de compra e venda e como estas foram lançadas pelo sistema de informação gerencial escolhido pela empresa ou apuradas pelo setor de contabilidade.

O controle financeiro de estoque reconhecido pelo FISCO é determinado pelo método de valoração FIFO, já que utiliza como baixa o custo do primeiro lote comprado, ou seja, o mais baixo, o que implica resultados mais altos e uma apuração para o pagamento de Imposto de Renda maior.

O controle de estoque virtual é aquele que apura as notas fiscais de compra e venda, entradas e saídas extraordinárias (sem nota fiscal), itens avariados, vencidos, retirados do estoque, transferidos para outras unidades, devolvidos, entre outros. É a forma de controle que dispõe de informações mais reais e precisa condizer com o estoque físico para que a sua verificação seja autenticada.

7 passos para iniciar um controle de estoque eficiente

1. Tenha um sistema de gerenciamento e monitoramento de estoque

Todo controle de estoque precisa de amparo tecnológico disponibilizado por um sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Ele automatiza todas as rotinas da empresa e é responsável por um fluxo de informação padronizado entre os diferentes setores envolvidos no Supply Chain Management.

2. Identifique os itens antes de armazená-los

Etiquetar os itens ou inserir um código de barras naqueles que não vêm com um padronizado de fábrica, garante que não haja a troca de mercadoria no momento da compra e venda. A prática também aumenta a eficiência no setor de picking (separação) e facilita, ainda, a elaboração do inventário.

3. Categorize os produtos em setores

Isso mantém a organização do setor e facilita o trabalho dos funcionários responsáveis pela guarda dos itens no processo de recebimento de mercadoria, retirada para embalagem e encaminhamento para entrega quando efetivada a venda.

Os setores devem respeitar fatores preestabelecidos pela empresa, como as características dos produtos, a data de chegada, a demanda de venda, o fornecedor, o prazo de vencimento, o custo, entre outros.

Certifique-se de manter um layout que facilite a mobilidade no setor, além de favorecer produtos com maior giro em prateleiras mais visíveis e de mais fácil acesso, promovendo também a segurança dos funcionários que operam nesses ambientes.

4. Controle a entrada dos produtos

O controle de entrada de produtos pode ser efetuado por ferramentas que facilitam o processo de contagem e identificação, como leitores de código de barras ou QR code, por exemplo.

Além disso, é preciso verificar se todas as entradas estão sendo lançadas corretamente: por notas fiscais por meio do arquivo XML associado ao item correspondente cadastrado no sistema, e as requisições contendo as quantidades, que sempre precisam ser verificadas, dos itens que não foram adquiridos pela empresa mas precisaram entrar no estoque.

5. Verifique o que está sendo lançado nas vendas

Da mesma forma que é preciso verificar a qualidade e quantidade dos itens que estão sendo comprados, os que são vendidos também necessitam de conferência.

Isso porque, muitas vezes, os funcionários lançam no processo de venda produtos correspondentes, quando não encontram em estoque os itens que desejam lançar. Dessa forma, entregam um produto e dão saída do estoque em outro, o que resulta em discrepâncias na contagem física em dado momento.

6. Realize um inventário com frequência

A contagem de estoque e a elaboração do inventário deve ser feita com a máxima frequência possível, para que não seja necessário buscar o que ocasionou a diferença num volume muito grande de informações contidas no histórico de transações.

Além disso, é preciso responsabilizar o profissional cuja ação causou essa diferença e evitar que ela ocorra novamente.

7. Controle o que foi trocado, vencido, avariado ou perdido

Muitas vezes, esse controle é deixado de lado e representa uma das causas de diferenças verificadas entre o estoque real e o estoque virtual.

Certifique-se de lançar notas fiscais de devolução e separar um setor especial no estoque para itens avariados, dos quais é necessário realizar troca ou manutenção.

Erros que devem ser evitados no controle de estoque

Veja alguns cuidados que devem ser tomados para evitar erros no controle de estoque:

  • tenha cuidado com o volume de compra: quanto maior a quantidade, maior será a necessidade de espaço, tanto quanto os custos de manutenção e operacionais incididos;
  • o espaço físico disponibilizado para realizar o armazenamento dos itens deve ser adequado para as suas características;
  • armazene tipos de produtos diferentes em setores distintos para evitar o contato de itens que possam ter suas características alteradas por outros;
  • negocie com fornecedores o horário de entrega que propicie o tempo para a conferência correta das notas fiscais, a substituição de produtos avariados ou vencidos e o preço para quantidades maiores ou menores;
  • mantenha sempre o estoque organizado.

Ter um controle de estoque eficiente garante decisões mais assertivas relacionadas a todos os demais setores da organização: venda, logística de distribuição, financeiro, entre outros.

Agora que você já sabe como realizar o seu controle de estoque, aprenda também as melhores práticas de gestão financeira para sua indústria!

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