Aprenda como planejar o ano contábil da empresa para 2019

Sendo o Brasil um país com uma alta carga tributária, muitos empresários precisam planejar o ano contábil para evitar gastos desnecessários, como o pagamento de tributos em regimes errados, perda de prazos, multas, entre outros. 

Dentro das iniciativas que devem ser priorizadas, está o planejamento contábil — ou seja, a estruturação dos processos interno e externo com foco nos objetivos preestabelecidos pela organização. No entanto, são necessárias várias ações para auxiliar nas tomadas de decisões, com uma minuciosa análise da realidade orçamentária da sua instituição. 

Para você não se perder ao longo do ano, elaboramos este post com inúmeras dicas que, certamente, serão bem úteis na organização financeira da sua empresa. Confira! 

Descubra o que é o ano contábil

Os anos são ciclos com diversos períodos que estabelecem os compromissos tantos dos empregadores quanto dos empregados. Em uma família, por exemplo, geralmente janeiro é o mês do IPTU, IPVA, material escolar, assim como o fim do ano é recheado pelos compromissos festivos — ou seja, existe uma programação. 

O mesmo vale para uma empresa que, ao longo dos 12 meses, tem contas fixas e variáveis, como o montante a receber de acordo com as vendas, os pagamentos de impostos, fornecedores etc. Enfim, tudo necessita de uma organização para não sair do controle. 

No caso do ano contábil, trata-se de um planejamento baseado nas previsões de receitas, custos, despesas, investimentos etc., objetivando a melhoria na gestão. Afinal, com o aumento na competitividade, as instituições, é preciso buscar sempre meios para economizar. 

Dessa maneira, ao realizar um planejamento orçamentário, a sua empresa saberá quais impostos pagar em cada mês, tendo um controle financeiro para otimizar os recursos. Assim, o ano contábil contribui com o fechamento mensal, tendo um devido acompanhamento das oscilações de desempenho, como o fluxo de caixa.

Conheça a importância do ano contábil 

Na vida, assim como nos negócios, tudo o que é planejado tem mais chances de dar certo. Ao estruturar o ano contábil da sua empresa, certamente as tomadas de decisões terão melhores resultados, com uma previsibilidade baseada em dados confiáveis, mensurando cenários realistas, otimistas e pessimistas, ou seja, o gestor estará preparado para possíveis percalços que possam atingir a instituição. 

Além disso, ao elaborar o ano contábil, haverá redução dos custos em razão do pagamento correto e na hora certa dos tributos, mantendo a estrutura administrativa da empresa com tudo em ordem. Outro ponto favorável é que haverá um norte a seguir, com metas preestabelecidas de acordo com um objetivo maior.

Dessa maneira, os setores estarão cientes das projeções de vendas, ganhos de novos mercados, lançamentos de produtos, contratações ou cortes no quadro de colaboradores. Trata-se de uma organização interna elaborada com foco na produtividade ao longo do ano. Contudo, para isso, alguns passos devem ser seguidos. 

Veja como estruturar o planejamento contábil

A primeira orientação é realizar uma reunião com os líderes de cada setor da sua empresa para que eles apresentem os relatórios referentes ao ano anterior. Com isso, haverá uma visualização da real situação financeira, do que está dando certo e dos pontos que merecem melhorias. 

Conhecendo a situação, poderão ser estabelecidas as metas para cada setor ou até mesmo a necessidade do fechamento de segmentos que não estejam correspondendo com as expectativas. Para elaborar um planejamento adequado, siga também os seguintes passos. 

Organize os documentos

Sabendo-se que cada boleto contém uma data diferente, imagine deixar tudo desorganizado e sair correndo atrás de cada compromisso sempre na última hora. Certamente, a gestão da sua empresa ficaria desorganizada e totalmente perdida, não é mesmo? Por isso, a organização dos documentos é essencial para manter a contabilidade em dia. 

Uma boa dica é contar com plataformas, softwares ou aplicativos que organizam todos os dados em um mesmo sistema, demonstrando os prazos, valores e auxiliando na localização dos documentos — ou seja, os ganhos são na otimização do tempo e aumento da produtividade, além da redução nos custos.

Faça um controle das contas 

Manter uma reserva e sempre ficar de olho no fluxo de caixa são atitudes que previnem problemas financeiros em qualquer empresa. Isso porque o acompanhamento evita que situações ruins fiquem piores e ajuda na correta aplicação do dinheiro. 

Ao fazer o controle das contas, o orçamento estará seguro para dar conta dos compromissos, do pagamento dos funcionários às contas fixas, além de ser um meio de projetar investimentos ou aquisições de novos equipamentos ou até mesmo para arcar com uma manutenção de determinada máquina. 

Elabore um calendário de tributos 

Vale a pena elaborar um calendário de tributos que fique bem visível no setor de contabilidade da sua empresa. Dessa maneira, dificilmente um prazo será esquecido, evitando juros, multas ou até mesmo interdições.

Analise se a sua empresa está no regime adequado 

Como existem vários tipos de regimes tributários, como Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido, a sua empresa precisa observar se está inserida no modelo correto de acordo com o faturamento e número de colaboradores. 

Afinal, existem muitos gestores que se descuidam nesse aspecto e pagam mais impostos do que a real necessidade, ou seja, perdem dinheiro. Além disso, fique atento às contribuições que podem ser cobradas indevidamente e em possíveis tributos que não dizem respeito à sua atividade-fim.

Monitore os resultados

Atualmente, o acompanhamento dos dados é uma realidade que faz uma grande diferença na gestão administrativa e financeira. Além de manter as contas em ordem, é possível melhorar as vendas e se comunicar adequadamente com os clientes potenciais. 

Portanto, seja parceiro da tecnologia e esteja atento aos relatórios, tomando as medidas cabíveis sempre quando houver alterações nos rendimentos. Monitorando os resultados, a sua equipe poderá ser motivada ou estimulada a melhorar.

Estabeleça o ano contábil como um diferencial competitivo

Sempre é tempo para mudanças. De olho no ano contábil e nos dados da sua empresa, será possível mensurar um crescimento operacional. Há momentos para expansões e outros para colocar um freio com foco na redução dos gastos. 

Todas as decisões só poderão ser adotadas com consciência por meio de uma correta análise dos números da contabilidade. De nada adiantará a sua instituição projetar um crescimento de 5% se houve retração no ano anterior. Portanto, nunca descarte os números. 

Outra vantagem indiscutível do ano contábil é o diferencial competitivo, pois, um concorrente pode até saber os valores dos seus produtos e serviços, mas dificilmente saberá o quanto há no caixa. Isso quer dizer que um novo maquinário pode ser a resposta para a conquista e fidelização de novos clientes. 

Seja cauteloso na elaboração do ano contábil e esteja sempre atento ao fluxo de caixa para evitar percalços. No mais, aproveite as oportunidades e fique alerta quanto as tendências do mercado, focando na satisfação dos seus clientes como premissas para o sucesso. 

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